RODO

1. Administrator danych

Za działania związane z przetwarzaniem danych osobowych w ramach witryny Avensavaiva odpowiada administrator danych. Administrator danych określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych w zależności od konkretnego kontekstu działalności oraz ponosi odpowiedzialność za realizację odpowiednich obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych.

W ramach transgranicznych transakcji e-commerce możemy powierzać przetwarzanie danych osobowych dostawcom usług płatniczych, przewoźnikom, dostawcom usług chmurowych i hostingu, dostawcom usług analitycznych oraz innym niezbędnym usługodawcom. W zależności od charakteru świadczonych usług określamy zakres odpowiedzialności tych podmiotów jako podmiotów przetwarzających lub niezależnych administratorów danych.

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych oraz, w zakresie mającym zastosowanie, zgodnie z wymaganiami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).

2. Zasady przetwarzania danych

Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z zasadami przetwarzania danych określonymi w RODO, w tym zasadą zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości. Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w przypadku istnienia odpowiedniej podstawy prawnej oraz w sposób jasny, uzasadniony i przejrzysty.

Stosujemy zasadę minimalizacji danych i gromadzimy oraz przetwarzamy wyłącznie dane niezbędne do realizacji określonych celów przetwarzania. Stosujemy również zasadę ograniczenia celu i nie wykorzystujemy danych osobowych do celów niezgodnych z pierwotnym celem ich zebrania bez odpowiedniej podstawy prawnej.

Określamy okres przechowywania danych na podstawie rzeczywistych potrzeb biznesowych i obowiązujących przepisów prawa oraz stosujemy zasadę ograniczenia przechowywania. W przypadku danych, które nie są już niezbędne do realizacji celów biznesowych lub prawnych, podejmujemy odpowiednie działania w celu ich usunięcia, anonimizacji lub innego właściwego przetwarzania.

Podejmujemy odpowiednie działania w celu zapewnienia dokładności przetwarzanych danych osobowych oraz ich aktualizacji, gdy jest to konieczne.

W zależności od charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania oraz ryzyka związanego z przetwarzaniem stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa, integralności i poufności danych osobowych.

3. Rodzaje gromadzonych przez nas danych

W zależności od sposobu interakcji z witryną, składania zamówień i korzystania z powiązanych usług możemy przetwarzać następujące rodzaje danych osobowych.

Dane identyfikacyjne, w tym imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz inne dane kontaktowe podane dobrowolnie podczas korzystania z odpowiednich usług.

Dane dotyczące zamówień, w tym adres dostawy, informacje związane z rozliczeniem lub transakcją, numer zamówienia, informacje o zakupionych produktach, status płatności oraz inne dane związane z transakcją niezbędne do realizacji zamówienia.

Dane techniczne, w tym adres IP, rodzaj przeglądarki, system operacyjny, rodzaj urządzenia, informacje związane z urządzeniem oraz informacje techniczne powstające podczas korzystania z witryny.

Dane dotyczące zachowania, w tym historię odwiedzin witryny, przeglądane strony, działania polegające na klikaniu, czas spędzony na stronach oraz inne dane techniczne lub dane dotyczące korzystania z witryny.

Dane dotyczące komunikacji z obsługą klienta, w tym zapytania, zgłoszenia posprzedażowe, komunikację dotyczącą zamówień oraz inne treści przesyłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, danych kontaktowych witryny lub innych oficjalnych kanałów.

Zakres faktycznie gromadzonych danych jest określany na podstawie konkretnego celu przetwarzania. Unikamy gromadzenia informacji niezwiązanych z danym celem lub wyraźnie wykraczających poza zakres niezbędny do jego realizacji.

4. Źródła gromadzenia danych

Dane osobowe mogą pochodzić bezpośrednio od użytkownika. Na przykład podczas tworzenia konta, składania zamówienia, dokonywania płatności, podawania danych dostawy, składania wniosku posprzedażowego lub kontaktowania się z nami za pośrednictwem oficjalnych kanałów użytkownik może dobrowolnie przekazać nam odpowiednie dane.

Niektóre dane techniczne i dane dotyczące korzystania z witryny mogą być generowane automatycznie podczas odwiedzania lub korzystania z witryny, w tym adres IP, informacje o urządzeniu, informacje o przeglądarce, historia odwiedzin oraz dane generowane przez pliki cookie i podobne technologie śledzenia. Takie dane są gromadzone zgodnie z konkretnym zastosowaniem technologii oraz obowiązującymi przepisami prawa.

W ramach realizacji zamówień i powiązanych usług możemy również otrzymywać od zewnętrznych dostawców usług dane związane z realizacją transakcji. Na przykład dostawcy usług płatniczych mogą przekazywać informacje o statusie płatności, dostawcy usług logistycznych mogą przekazywać informacje o dostawie i statusie przesyłki, a dostawcy usług analitycznych mogą przekazywać dane związane z odwiedzinami i korzystaniem z witryny.

Dane przekazywane przez podmioty trzecie są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji odpowiednich celów biznesowych i świadczenia powiązanych usług, a stosunek i zakres odpowiedzialności związany z ich przetwarzaniem są określane zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

5. Cele wykorzystywania danych

Możemy wykorzystywać dane osobowe do przetwarzania i realizacji zamówień, w tym potwierdzania zamówień, obsługi płatności, organizowania dostawy produktów oraz wykonywania zawartej z użytkownikiem umowy.

Możemy wykorzystywać odpowiednie dane do zapewnienia obsługi klienta i usług posprzedażowych, w tym do obsługi zapytań dotyczących zamówień, anulowania zamówień, zwrotów, wymian, refundacji oraz innych żądań związanych z transakcjami.

Możemy wykorzystywać niezbędne dane techniczne i informacje dotyczące zamówień w celu utrzymania bezpieczeństwa witryny i środowiska transakcyjnego, wykrywania, zapobiegania i obsługi nieprawidłowych transakcji, nieuprawnionego dostępu, oszustw oraz innych działań, które mogą wpływać na bezpieczeństwo witryny lub transakcji.

Możemy wykorzystywać dane techniczne i dane dotyczące zachowania do analizy odwiedzin i korzystania z witryny, oceny działania jej funkcji, identyfikowania problemów technicznych oraz ulepszania struktury, funkcjonalności i sposobu korzystania z witryny.

W przypadkach, w których obowiązujące prawo wymaga uzyskania zgody użytkownika, możemy wykorzystywać odpowiednie dane do wysyłania informacji marketingowych, treści promocyjnych lub prowadzenia działań marketingowych. W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody użytkownik może wycofać wcześniej udzieloną zgodę zgodnie z obowiązującym mechanizmem.

6. Podstawy prawne

W zależności od konkretnego celu przetwarzania stosujemy odpowiednią podstawę prawną i nie przetwarzamy danych osobowych bez właściwej podstawy prawnej.

Wykonanie umowy. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wykonania umowy zawartej z użytkownikiem lub do podjęcia na jego żądanie działań niezbędnych przed zawarciem umowy, możemy oprzeć przetwarzanie na podstawie wykonania umowy. Dotyczy to między innymi przetwarzania zamówień, potwierdzania statusu płatności, dostawy produktów oraz obsługi zwrotów i wymian.

Zgoda użytkownika. W przypadkach, w których obowiązujące prawo wymaga uzyskania zgody, przetwarzamy odpowiednie dane osobowe na podstawie ważnej zgody użytkownika. Dotyczy to między innymi niektórych niekoniecznych plików cookie, technologii analitycznych lub komunikacji marketingowej. Użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Obowiązek prawny. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, któremu podlegamy, możemy przetwarzać niezbędne dane zgodnie z odpowiednimi przepisami prawa. Przykładowo obowiązki dotyczące dokumentacji podatkowej, księgowej, ochrony konsumentów i inne obowiązki ustawowe mogą stanowić odpowiednią podstawę prawną.

Prawnie uzasadniony interes. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne do prowadzenia witryny, zapewnienia bezpieczeństwa transakcji, zapobiegania oszustwom, ulepszania usług lub prowadzenia innych zgodnych z prawem działań biznesowych, możemy, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo i po przeprowadzeniu wymaganej oceny interesów, oprzeć przetwarzanie na prawnie uzasadnionym interesie. W stosownych przypadkach uwzględniamy wpływ takiego przetwarzania na prawa i wolności użytkowników oraz stosujemy odpowiednie środki w celu ochrony praw osób, których dane dotyczą.

7. Pliki cookie i technologie śledzenia

Witryna może wykorzystywać pliki cookie i podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania witryny, udostępniania funkcji, rejestrowania niezbędnych informacji technicznych, analizowania korzystania z witryny oraz, po uzyskaniu odpowiedniej zgody, wspierania działań marketingowych.

Niezbędne pliki cookie służą do utrzymania podstawowych funkcji witryny, mechanizmów bezpieczeństwa, procesu zakupowego oraz innych funkcji koniecznych do prawidłowego działania witryny. Zgodnie z obowiązującym prawem takie pliki cookie mogą nie wymagać zgody użytkownika.

Funkcjonalne pliki cookie służą do zapamiętywania niektórych wyborów i ustawień użytkownika w celu obsługi odpowiednich funkcji. Analityczne pliki cookie służą do uzyskiwania informacji o odwiedzinach witryny, korzystaniu ze stron i jej wydajności technicznej. Marketingowe pliki cookie mogą, zgodnie z wyborem użytkownika, wspierać emisję reklam, działania marketingowe lub analizę ich skuteczności.

W przypadku niekoniecznych plików cookie zapewnimy, zgodnie z obowiązującym prawem, odpowiedni mechanizm zarządzania zgodami. Użytkownik może za pomocą narzędzia do ustawień plików cookie dostępnego w witrynie zaakceptować, odrzucić lub zmienić ustawienia odpowiednich kategorii niekoniecznych plików cookie.

Użytkownik może również zarządzać plikami cookie lub ograniczyć ich stosowanie za pomocą ustawień przeglądarki. Wyłączenie niektórych plików cookie może jednak spowodować, że niektóre funkcje witryny nie będą działać prawidłowo.

Szczegółowy sposób wykorzystywania plików cookie, ich kategorie, okresy przechowywania oraz sposób przetwarzania danych przez powiązane podmioty trzecie będą określane i zarządzane zgodnie z technologiami faktycznie wykorzystywanymi w witrynie oraz obowiązującym prawem.

8. Udostępnianie danych i podmioty trzecie

W celu realizacji zamówień i świadczenia odpowiednich usług związanych z witryną możemy przekazywać podmiotom trzecim odpowiednie dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji tych celów.

Dostawcy usług płatniczych mogą przetwarzać dane niezbędne do realizacji płatności, potwierdzenia statusu transakcji oraz obsługi powiązanych procesów płatniczych.

Przewoźnicy i dostawcy usług logistycznych mogą otrzymywać imię i nazwisko, adres dostawy, numer telefonu, numer zamówienia oraz inne niezbędne informacje wymagane do realizacji dostawy produktu.

Dostawcy usług chmurowych i hostingu mogą przetwarzać niezbędne dane w związku z udostępnianiem serwerów, działaniem witryny, przechowywaniem danych, utrzymaniem systemów oraz powiązaną infrastrukturą techniczną.

Platformy reklamowe i analityczne mogą, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo i po uzyskaniu wymaganej zgody, przetwarzać odpowiednie dane techniczne lub dane dotyczące zachowania w celu analizy witryny, pomiaru skuteczności reklam oraz prowadzenia działań marketingowych.

Udostępniamy dane osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia odpowiednich usług, wykonania umowy, wypełnienia obowiązku prawnego, realizacji prawnie uzasadnionego interesu lub na podstawie ważnej zgody użytkownika. Podmioty trzecie nie mogą wykorzystywać otrzymanych danych do celów wykraczających poza zakres ich obowiązków związanych ze świadczeniem usług lub poza zakres dozwolony przez obowiązujące prawo.

W przypadku działań związanych z przetwarzaniem danych, dla których podmiot trzeci niezależnie określa cele i sposoby przetwarzania, taki podmiot może działać jako niezależny administrator danych i ponosić odpowiedzialność za odpowiednie przetwarzanie zgodnie z własną polityką prywatności i obowiązującym prawem.

9. Międzynarodowe przekazywanie danych

Ze względu na transgraniczny charakter działalności e-commerce, obejmującej płatności, logistykę, infrastrukturę techniczną oraz inne usługi świadczone w różnych państwach i regionach, dane osobowe mogą być przekazywane do państw lub regionów znajdujących się poza Unią Europejską lub Europejskim Obszarem Gospodarczym oraz przetwarzane przez usługodawców znajdujących się w tych państwach lub regionach.

W przypadku przekazywania danych osobowych poza Unię Europejską stosujemy, zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, odpowiednie mechanizmy przekazywania danych i środki ochrony.

W stosownych przypadkach możemy stosować standardowe klauzule umowne (SCC) uznawane przez Komisję Europejską oraz inne mechanizmy zgodności, a także odpowiednie dodatkowe środki ochrony w zależności od konkretnego przekazywania danych.

Szczegółowe zasady międzynarodowego przekazywania danych są określane na podstawie odpowiedniego dostawcy usług, charakteru przetwarzania danych oraz wymogów obowiązującego prawa.

10. Okres przechowywania danych

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji odpowiedniego celu przetwarzania. Konkretny okres przechowywania jest określany na podstawie rodzaju danych, celu przetwarzania, stosunku umownego, obowiązków prawnych oraz innych mających zastosowanie czynników.

Dane dotyczące zamówień i transakcji mogą być przechowywane przez odpowiedni okres ze względu na wymogi podatkowe, księgowe, ochronę konsumentów, rozpatrywanie sporów lub inne wymogi prawne i dotyczące zgodności. Po upływie właściwego okresu przechowywania dane będą usuwane, anonimizowane lub poddawane innemu odpowiedniemu przetwarzaniu zgodnie z obowiązującymi procedurami zarządzania danymi.

Dane dotyczące obsługi klienta i komunikacji mogą być przechowywane przez rozsądny i niezbędny okres w celu obsługi wcześniejszych zapytań, spraw posprzedażowych, sporów oraz powiązanej dokumentacji biznesowej.

Dane związane z marketingiem, w przypadku gdy zgoda użytkownika stanowi podstawę prawną ich przetwarzania, będą przechowywane zgodnie z celem marketingowym i obowiązującym prawem. Po wycofaniu zgody zaprzestaniemy odpowiedniego przetwarzania marketingowego opartego na tej zgodzie, z wyjątkiem przypadków, w których dalsze przechowywanie lub przetwarzanie jest dozwolone lub wymagane przez prawo.

Nie przechowujemy danych osobowych wyłącznie w celu przedłużenia okresu ich przechowywania, jeżeli nie istnieje już niezbędny cel ich przetwarzania.

11. Prawa użytkownika wynikające z RODO

W zakresie przewidzianym przez RODO i inne obowiązujące przepisy o ochronie danych użytkownik może korzystać z następujących praw osoby, której dane dotyczą.

Prawo dostępu. Użytkownik ma prawo żądać potwierdzenia, czy przetwarzamy jego dane osobowe, oraz, w zakresie przewidzianym przez prawo, uzyskać dostęp do odpowiednich danych osobowych i informacji dotyczących ich przetwarzania.

Prawo do sprostowania. W przypadku nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych użytkownik ma prawo żądać ich sprostowania lub uzupełnienia.

Prawo do usunięcia danych. W przypadkach przewidzianych przez obowiązujące prawo użytkownik ma prawo żądać usunięcia swoich danych osobowych. Jeżeli dalsze przetwarzanie ma podstawę prawną lub jest wymagane przez prawo, możliwość realizacji żądania usunięcia danych może podlegać odpowiednim ograniczeniom.

Prawo do ograniczenia przetwarzania. W przypadkach określonych w RODO użytkownik ma prawo żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych.

Prawo do przenoszenia danych. W zakresie spełnienia odpowiednich warunków, w odniesieniu do danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie wykonania umowy lub zgody, użytkownik ma prawo otrzymać swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie oraz, w zakresie dozwolonym przez prawo, żądać przekazania tych danych innemu administratorowi.

Prawo do sprzeciwu. W przypadkach przewidzianych w RODO użytkownik ma prawo, z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją, wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie. W odniesieniu do przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego użytkownik ma prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się takiemu przetwarzaniu w zakresie przewidzianym przez obowiązujące prawo.

Prawo do wycofania zgody. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody użytkownika, użytkownik ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego. Jeżeli użytkownik uważa, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza obowiązujące przepisy o ochronie danych, ma prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych.

Użytkownik może składać odpowiednie żądania dotyczące realizacji praw za pośrednictwem danych kontaktowych podanych na tej stronie. Możemy podjąć uzasadnione działania w celu potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie, aby zapobiec nieuprawnionemu dostępowi do danych osobowych lub ich modyfikacji. Żądania będą rozpatrywane w terminach określonych przez obowiązujące prawo.

12. Środki bezpieczeństwa danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz związane z nim ryzyko.

Środki te mogą obejmować kontrolę dostępu, zarządzanie uprawnieniami, szyfrowanie transmisji danych, ochronę danych podczas przechowywania, zarządzanie bezpieczeństwem systemów, odpowiedni monitoring bezpieczeństwa oraz mechanizmy zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi, wykorzystaniu, modyfikacji, ujawnieniu lub wyciekowi danych.

Ograniczamy dostęp do danych osobowych zgodnie z rzeczywistymi potrzebami biznesowymi i udostępniamy odpowiednie uprawnienia dostępu wyłącznie osobom lub usługodawcom, którzy muszą je posiadać w celu wykonywania odpowiednich obowiązków.

W przypadku usług obejmujących podmioty przetwarzające określamy odpowiedzialność za przetwarzanie danych zgodnie z obowiązującymi wymogami dotyczącymi ochrony danych oraz, w stosownych przypadkach, określamy obowiązki dotyczące ochrony danych w umowach lub za pomocą innych mechanizmów prawnych.

Pomimo stosowania środków bezpieczeństwa odpowiednich do związanego z przetwarzaniem ryzyka, każda transmisja danych przez internet, elektroniczne przechowywanie danych lub działanie systemów informatycznych może wiązać się z ryzykiem technicznym. W związku z tym nie składamy zapewnień dotyczących bezpieczeństwa danych wykraczających poza zakres dozwolony przez obowiązujące prawo.

W przypadku wystąpienia incydentu dotyczącego bezpieczeństwa danych, w zależności od charakteru zdarzenia i obowiązujących przepisów prawa, podejmiemy odpowiednie działania w zakresie oceny, ograniczenia skutków, usunięcia skutków oraz powiadomienia.

13. Ochrona danych dzieci

Witryna nie jest przeznaczona przede wszystkim dla dzieci. Nie gromadzimy świadomie danych osobowych dzieci, które nie posiadają odpowiedniej zdolności do czynności prawnych, w zakresie wykraczającym poza to, co jest niezbędne.

W przypadkach, w których zgoda stanowi podstawę prawną przetwarzania danych osobowych, wymagania dotyczące wieku dziecka i zgody będą stosowane zgodnie z RODO oraz odpowiednimi przepisami państw członkowskich. W ramach RODO, w przypadku usług społeczeństwa informacyjnego opartych na zgodzie, standardowy wiek wyrażenia zgody przez dziecko wynosi 16 lat. Państwa członkowskie mogą zgodnie z prawem ustalić niższy wiek, nie niższy jednak niż 13 lat.

Jeżeli stwierdzimy, że dane osobowe zostały pozyskane od dziecka, które nie spełnia odpowiednich wymogów dotyczących wieku, bez odpowiedniej podstawy prawnej, podejmiemy odpowiednie działania dotyczące takich danych zgodnie z obowiązującym prawem.

14. Aktualizacje polityki

Niniejsza informacja dotycząca zgodności z RODO może być aktualizowana w związku ze zmianami obowiązującego prawa, wymogów regulacyjnych, funkcjonalności witryny, sposobów przetwarzania danych lub powiązanych procesów biznesowych.

Zaktualizowana wersja zostanie opublikowana w witrynie i wejdzie w życie z dniem jej opublikowania, chyba że na stronie wyraźnie wskazano inaczej.

Jeżeli wystąpi istotna zmiana mająca znaczący wpływ na sposób przetwarzania danych użytkowników, prawa użytkowników lub inne istotne kwestie dotyczące ochrony danych, w zakresie wymaganym przez obowiązujące prawo zastosujemy odpowiedni sposób poinformowania użytkowników o takiej zmianie.

Zalecamy regularne sprawdzanie tej strony w celu zapoznania się z aktualną treścią informacji dotyczącej zgodności z RODO.

15. Kontakt

W celu skorzystania z prawa dostępu do danych, prawa do sprostowania danych, prawa do usunięcia danych, prawa do ograniczenia przetwarzania, prawa do przenoszenia danych, prawa do sprzeciwu lub prawa do wycofania zgody wynikających z RODO można złożyć odpowiedni wniosek za pośrednictwem poniższych oficjalnych danych kontaktowych.

Adres: KIKUNA HOUSE 6711102, 6-13-15 Kikuna, Kohoku-ku, Yokohama, Kanagawa 222-0011, Japonia

Telefon: +81 80-4267-3185

E-mail: service@avensavaiva.com

Godziny obsługi klienta: od poniedziałku do piątku, w godzinach 10:00–18:00 (CET)

Przy składaniu wniosku dotyczącego RODO należy, w miarę możliwości, przekazać niezbędne informacje umożliwiające potwierdzenie zakresu i przedmiotu żądania. Wniosek zostanie rozpatrzony zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych, a odpowiedź zostanie udzielona w terminie określonym przez prawo.